Refonte d'intranet au Québec : démarche, Loi 25 et budget en 2026

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Refaire un intranet au Québec, c'est mener deux projets à la fois. Le premier est connu partout : remettre de l'ordre dans l'information, rendre la plateforme agréable à utiliser et faire en sorte que les employés y reviennent. Le second est propre au Québec : protéger les renseignements personnels selon la Loi 25, respecter la Charte de la langue française et, pour les organismes publics, suivre les règles d'approvisionnement. S'y ajoute un calendrier imposé par Microsoft, qui retire progressivement les briques classiques de SharePoint.

Depuis 2017, notre équipe accompagne des projets d'intranet sur Microsoft 365, en France comme au Québec, où Jint a des bureaux à Montréal. Dans la plupart des cas, l'ancien intranet n'a pas échoué à cause de sa technologie, mais à cause de la façon dont il était construit et gouverné. Ce guide présente la démarche que nous recommandons, avec les obligations québécoises à intégrer dès le cadrage.

Ce que vous trouverez dans ce guide :

• les signes qui montrent qu'une refonte est devenue nécessaire ;
• les critères pour choisir entre moderniser votre intranet actuel et changer de solution ;
• les obligations québécoises à prévoir : Loi 25, langue française, appels d'offres publics ;
• les échéances Microsoft qui touchent les intranets SharePoint classiques ;
• une démarche en six étapes, un aperçu des budgets et le piège qui coûte le plus cher.

Refonte d'intranet : de quoi parle-t-on exactement ?

Une refonte d'intranet est la reconstruction d'un intranet d’entreprise existant sur cinq plans : l'organisation de l'information, les contenus, l'expérience des employés, la gouvernance éditoriale et la plateforme technique. Elle va donc bien au-delà d'un nouveau gabarit graphique. Changer les couleurs d'un intranet que personne ne consulte ne règle pas le problème ; il faut revoir la manière dont l'information est classée, publiée et tenue à jour.

Dans les faits, un projet de refonte se découpe en quatre chantiers :

• L'architecture de l'information : partir des tâches des employés (trouver une politique, remplir un formulaire, joindre un collègue) plutôt que de l'organigramme.
• Les contenus : supprimer ce qui est périmé, réécrire ce qui sert, nommer un responsable pour chaque section et vérifier que tout existe en français.
• L'expérience : une interface claire, un accès sur téléphone intelligent pour les équipes qui n'ont pas de poste de travail, des contenus ciblés selon le service ou le lieu de travail.
• La plateforme : conserver l'outil actuel en le modernisant, ou en adopter un autre.

Le quatrième chantier conditionne les trois autres, puisqu'il fixe le budget, l'échéancier et l'ampleur de la migration. Nous y revenons plus bas.

Six signes que votre intranet doit être refait

Un rafraîchissement suffit parfois. Dans d'autres cas, seule une refonte réglera le problème. Ces six signes permettent de faire la différence :

1. La fréquentation baisse d'un trimestre à l'autre. Les nouvelles circulent par courriel et par Teams, et l'intranet n'est plus la source de référence.
2. Trouver un document prend trop de temps. McKinsey estimait déjà en 2012 que les employés de bureau consacrent près de 20 % de leur semaine à chercher de l'information interne ou la bonne personne à qui la demander (étude « The social economy »). Le chiffre est ancien, mais le problème reste d'actualité dans la plupart des organisations.
3. Chaque modification passe par un développeur. Le service des communications attend les TI pour publier une page, et chaque mise à jour de SharePoint risque de briser une composante maison.
4. Les employés de première ligne n'y ont pas accès. Préposés, techniciens, chauffeurs ou employés en magasin ne disposent ni d'un poste ni d'un accès adapté à leur téléphone.
5. La plateforme arrive en fin de vie. Un intranet hébergé sur SharePoint Server 2016 ou 2019, ou qui repose sur des compléments SharePoint, est touché par les échéances de Microsoft présentées plus bas.
6. Les contenus ne sont pas exploitables par l'IA ni conformes. Des pages en anglais seulement, des listes d'employés exportées dans des fichiers ou des documents sans propriétaire nuisent à la fois aux assistants IA et à la conformité.

Si vous reconnaissez au moins deux de ces signes dans votre organisation, la question n'est plus de savoir s'il faut une refonte, mais quel scénario retenir.

Moderniser ou remplacer : la décision à prendre en premier

Avant de dessiner des maquettes, tranchez une question : faut-il moderniser l'intranet actuel ou changer de solution ? Le rapport 2026 de ClearBox, qui évalue 37 plateformes d'intranet, observe que les organisations prennent plus de temps qu'avant pour décider, par prudence budgétaire. Les critères ci-dessous aident à trancher rapidement.

Si votre organisation travaille déjà dans Microsoft 365, changer de solution ne signifie pas repartir de zéro. Une solution qui s'appuie sur SharePoint réutilise les comptes, les droits d'accès, les documents et les habitudes déjà en place. C'est le cas de la Ville de Westmount, qui a remplacé un intranet WordPress jugé insuffisamment sécurisé par un intranet SharePoint moderne réalisé avec Jint for SharePoint ; la Ville estime à 20 % l'amélioration de l'adoption et de l'utilisation de l'intranet (lire le témoignage).

Ce qui change quand la refonte se fait au Québec

Les bonnes pratiques de refonte sont les mêmes partout. Trois obligations propres au Québec, et un calendrier fixé par Microsoft, méritent toutefois d'être intégrés au cahier des charges dès le départ.

Loi 25 : une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dès le cadrage

Un intranet contient des renseignements personnels : profils et coordonnées des employés, photos, anniversaires, organigrammes, formulaires RH. La Commission d'accès à l'information rappelle que la Loi 25 exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) « pour tout projet d'acquisition, de développement et de refonte de système d'information » impliquant de tels renseignements (principaux changements apportés par la Loi 25). La refonte d'un intranet entre dans cette définition.

Concrètement, l'EFVP se mène pendant le cadrage, et non après la mise en ligne. Elle sert à décider quels champs de profil conserver, qui peut les voir, combien de temps on les garde et où sont hébergées les données. La CAI publie un guide d’accompagnement pour réaliser une EFVP qui précise que l'évaluation commence dès le début du projet. Une entreprise doit y consulter son responsable de la protection des renseignements personnels ; un organisme public, son comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Migrer les profils et les contenus sans transporter les risques

La migration est le moment où l'on mesure ce que l'ancien intranet a accumulé : listes d'employés partis depuis des années, formulaires contenant des numéros personnels, pièces jointes sans propriétaire. Migrer tout cela tel quel reviendrait à reconduire le problème dans la nouvelle plateforme.

La Loi 25 encadre aussi la communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec : selon la CAI, l'organisation doit d'abord mener une évaluation et ne peut aller de l'avant que si le renseignement bénéficie d'une protection adéquate (source : CAI). Si votre future solution traite des données ailleurs qu'au Québec, cette analyse fait partie du choix de l'outil. Avec Jint for SharePoint, les documents restent dans le locataire Microsoft 365 du client ; la question de l'hébergement se pose donc surtout au niveau de votre abonnement Microsoft. Pour aller plus loin, consultez nos bonnes pratiques de sécurité intranet.

Charte de la langue française : un intranet pensé d'abord en français

Depuis la réforme de la Charte par la loi 96, l'employeur doit utiliser le français dans les communications écrites destinées à son personnel, y compris les courriels et les messages affichés, et les documents de formation doivent être disponibles en français. Chaque employé peut aussi demander ses outils de travail en français, logiciels compris (Éducaloi, La langue du travail au Québec). Pour un intranet, cela veut dire une interface, des nouvelles, des procédures et des gabarits disponibles en français, avec une version anglaise possible si elle est de qualité comparable.

Dans une organisation où une partie des équipes travaille en anglais, prévoyez dès la refonte un intranet multilingue qui publie en français et propose d'autres langues sans doubler le travail des rédacteurs. Jint Translator traduit les contenus SharePoint dans l'environnement Microsoft 365 du client. Nos articles sur la gestion des langues sous la loi 96 et sur la gestion documentaire conforme détaillent les obligations.

Organismes publics : appel d'offres et SEAO

Pour un ministère, une municipalité, un établissement de santé ou un centre de services scolaire, la refonte commence souvent par un appel d'offres. Le système électronique d'appel d'offres du gouvernement (SEAO) rassemble les avis des ministères et organismes, de Santé Québec et de ses établissements, du réseau de l'éducation et des municipalités (présentation du SEAO sur Québec.ca).

Les seuils des accords de libéralisation des marchés publics en vigueur au 1er janvier 2026 sont de 139 000 $ pour les contrats de services des ministères, des organismes, du réseau de l'éducation et du réseau de la santé, selon le tableau du Sous-secrétariat aux marchés publics. Ces seuils sont indexés tous les deux ans : vérifiez-les au moment de lancer votre projet. Un appel d'offres demande plusieurs semaines de préparation ; intégrez-le à votre échéancier et rédigez des critères d'évaluation qui portent sur l'adoption, la conformité et le coût total, pas seulement sur le prix de la soumission. Notre guide pour mettre en place un intranet dans le secteur public complète ce point.

Fin de SharePoint classique : un calendrier qui accélère les décisions

De nombreux intranets ont été construits sur des versions antérieures de SharePoint, avec des sites de publication classiques et des développements sur mesure. Microsoft a fixé plusieurs échéances qui obligent à revoir ces installations :

Microsoft précise aussi que les portails de publication classiques ne peuvent pas être convertis en pages modernes et recommande de recréer un site de communication. Pour un intranet de ce type, la modernisation ressemble donc davantage à une reconstruction. Notre comparatif SharePoint Online ou sur site aide à cadrer la migration vers l'infonuagique.

La démarche de refonte en six étapes

Voici la séquence que nous suivons avec les organisations que nous accompagnons. Elle s'applique aux deux scénarios, modernisation ou remplacement.

1. Faire l'inventaire de l'intranet actuel

Mesurez ce qui est réellement consulté : pages vues, requêtes de recherche sans résultat, documents les plus téléchargés. En général, une petite partie des contenus concentre l'essentiel des visites, et le reste peut être archivé. Ajoutez à l'inventaire les éléments techniques : sites classiques, compléments SharePoint, flux de travail et développements spécifiques. Notre guide d’optimisation de l’intranet propose une grille pour cette étape.

2. Consulter les employés, pas seulement la direction

Le comité directeur a une vision ; les employés ont des habitudes. Organisez quelques entrevues par groupe (siège social, première ligne, gestionnaires, équipes anglophones s'il y en a) et un court sondage. Vous ferez ressortir les irritants concrets : recherche inefficace, nouvelles qui ne concernent personne, accès impossible depuis un téléphone. Ces constats deviendront vos critères de réussite.

3. Se donner des cibles mesurables

« Mieux communiquer » est une intention, pas une cible. Fixez plutôt des objectifs vérifiables : part des employés qui visitent l'intranet chaque mois six mois après le lancement, taux de recherches qui aboutissent, baisse du nombre de courriels d'information envoyés à tout le personnel. Ces indicateurs guideront les arbitrages et serviront à démontrer le rendement de la refonte.

4. Rédiger le cahier des charges et choisir le type de solution

Le cahier des charges précise les fonctions attendues, les groupes d'employés à servir, les exigences de sécurité, de langue et de protection des renseignements personnels, ainsi que la pondération des critères. Pour un organisme public, il devient la base de l'appel d'offres. Notre exemple de cahier des charges peut servir de point de départ. Trois types de solutions s'offrent ensuite à vous : le développement sur mesure, la plateforme indépendante de Microsoft 365, ou la solution qui s'appuie sur Microsoft 365. Comparez-les sur l'intégration à vos outils, le coût total sur cinq ans, l'autonomie du service des communications et la capacité d'évolution. Notre liste des fonctionnalités essentielles d’un intranet et notre analyse du coût d’un intranet complètent la grille.

5. Tester avec un groupe pilote

Lancez la nouvelle version auprès d'un groupe restreint : une direction, un établissement, une région. Quatre à six semaines permettent de valider l'organisation de l'information, d'ajuster les contenus et de repérer les blocages. Le pilote fait aussi émerger vos premiers ambassadeurs, qui porteront le projet auprès de leurs collègues.

6. Lancer et animer dans la durée

La mise en ligne ouvre la période d'adoption. Préparez un plan de communication interne comme pour le lancement d'un produit, nommez des relais dans chaque équipe et publiez régulièrement dès la première semaine. Pour les employés de première ligne, l'accès mobile est décisif : Jint Application Mobile leur permet de recevoir les nouvelles et les notifications ciblées sur leur téléphone. Les exemples d’intranets d’entreprise qui fonctionnent ont un point commun : une équipe éditoriale qui fait vivre la plateforme.

Budget et échéancier : comment chiffrer une refonte au Québec

Le budget d'une refonte dépend d'abord du type de solution retenu, davantage que de la taille de l'organisation. Voici les principaux postes de coût selon le scénario.

• Modernisation avec développements spécifiques : des honoraires de développement au départ, puis des coûts d'entretien qui augmentent à chaque évolution de SharePoint. Le retrait des compléments SharePoint en avril 2026 a montré combien ces coûts peuvent surgir sans préavis.
• Remplacement par une plateforme indépendante : aux licences s'ajoutent les connecteurs vers Microsoft 365, la migration des contenus et l'administration de deux environnements.
• Solution qui s'appuie sur Microsoft 365 : un abonnement par utilisateur, un déploiement qui se compte en semaines, et des mises à jour livrées par l'éditeur. Le modèle SaaS appliqué à l’intranet remplace un investissement initial lourd par un coût d'exploitation prévisible.

Deux éléments de contexte pour 2026. D'abord, Microsoft a augmenté ses prix au 1er juillet 2026 (annonce de Microsoft). Au Canada, Microsoft 365 E3 est affiché à 52,90 $ CA par utilisateur et par mois (Microsoft Canada) et Microsoft 365 F3, conçu pour la première ligne, à 13,60 $ CA (forfaits de première ligne), en engagement annuel (prix publics relevés le 28 octobre 2026, avant TPS et TVQ). C'est votre entente avec Microsoft ou votre partenaire qui fait foi. Ensuite, au Québec, les soumissions s'entendent généralement avant taxes : ajoutez la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %), soit 14,975 % (Revenu Québec). Puisque SharePoint est déjà inclus dans vos licences, construire l'intranet sur cette base évite de payer une deuxième plateforme.

Le tableau suivant résume les quatre scénarios :

Pour un organisme public, ajoutez au calendrier le temps de préparation, de publication et d'évaluation de l'appel d'offres.

Le piège le plus coûteux : refaire en sur mesure ce qui a échoué en sur mesure

C'est la situation que nous rencontrons le plus souvent. L'ancien intranet reposait sur des développements spécifiques devenus impossibles à entretenir, et le projet de refonte prévoit... de nouveaux développements spécifiques. La technologie est plus récente, mais le cycle reprend : dépendance à un fournisseur, dette technique, mises à jour redoutées et, cinq ans plus tard, une nouvelle refonte.

Les organisations qui avaient bâti leur intranet sur les compléments SharePoint en ont fait l'expérience en 2026 : Microsoft a retiré ce modèle et recommande de migrer vers SharePoint Framework (annonce de retrait). Une refonte est l'occasion de sortir de ce cycle. Avec une solution d'éditeur comme Jint for SharePoint, native dans SharePoint, Microsoft gère l'infrastructure, l'éditeur livre les évolutions et le service des communications publie sans attendre les TI. Votre CMS intranet doit pouvoir être géré par les communications, pas par un fournisseur. Les avantages d’un intranet moderne tiennent à cette capacité d'évoluer, bien plus qu'à l'apparence de la page d'accueil.

Un test simple pendant la sélection : demandez à chaque fournisseur ce qui se passe lorsque Microsoft fait évoluer SharePoint. Si la réponse prévoit une nouvelle soumission à chaque fois, considérez-le comme un signal d'alerte. Nous détaillons ce raisonnement dans notre article sur les limites des développements spécifiques dans SharePoint.

Préparer l'intranet pour l'IA

On ne refait plus un intranet en 2026 sans penser à l'IA. ClearBox note dans son rapport 2026 que l'IA redonne à l'intranet un rôle de porte d'entrée vers l'information de l'organisation. Encore faut-il que cette information soit fiable.

Un assistant comme Copilot répond à partir de ce qu'il trouve dans SharePoint, OneDrive et Teams. Si l'intranet contient des procédures périmées, des doublons et des documents sans date, l'IA reprendra ces erreurs avec aplomb. Si les contenus sont classés, datés et confiés à des responsables, elle devient utile : réponses vérifiables, recherche en langage courant, assistants par service.

La refonte est le bon moment pour poser ces bases : un propriétaire pour chaque contenu, une date de révision, des métadonnées cohérentes et des versions françaises à jour. Jint AI s'appuie sur un intranet ainsi organisé pour créer et déployer des assistants IA dans l'environnement Microsoft. L'ordre compte : d'abord une information en ordre, ensuite les agents. Avant de configurer quoi que ce soit, construisez l'arborescence autour des tâches des employés plutôt que de l'organigramme.

L'essentiel à retenir

• Une refonte d'intranet porte sur l'organisation de l'information et la gouvernance, pas seulement sur l'apparence.
• Choisissez entre moderniser et remplacer à partir de critères concrets : plateforme, coûts d'entretien, utilisation, conformité.
• Au Québec, intégrez dès le cadrage l'EFVP prévue par la Loi 25, les exigences de la Charte de la langue française et, pour les organismes publics, l'appel d'offres publié dans le SEAO.
• Les échéances de Microsoft (compléments SharePoint, SharePoint Server 2016 et 2019, pages classiques) fixent souvent le calendrier.
• Comparez les solutions sur le coût total à cinq ans, taxes et entretien compris, et non sur la seule soumission initiale.
• Profitez de la refonte pour préparer des contenus fiables, en français, sur lesquels l'IA pourra s'appuyer.

Pour aller plus loin

• Pourquoi les intranets échouent à mobiliser les employés
• Les meilleurs logiciels intranet en 2026 : comparatif et guide de choix
• Coût d'un intranet : prix, budget et coûts cachés
• SharePoint : définition et usages en entreprise